Riprendendo quanto detto nell’articolo “L’Export dal Tavolo di Cucina”
e “Le Professioni dell’Export”,
oggi voglio prendere in esame l’attività di Assistant Buyer.
Questa attività può senz’altro far parte del progetto L’Export dal Tavolo di Cucina, proprio perché può essere iniziata e svolta senza competenze specialistiche e senza l’impiego di risorse finanziarie e umane.
La situazione di partenza è del tutto simile a quella in cui si trova chi vuole diventare un intermediario export: si conosce bene la realtà imprenditoriale del proprio territorio e si progetta di entrare in contatto con fornitori locali per proporre loro la vendita dei loro prodotti a clienti esteri.
Abbiamo visto come l’attività di intermediario offra molti vantaggi, come possa diventare un’attività molto redditizia e come possa addirittura prevedere l’apertura di uffici all’estero. Oltre ai molti vantaggi, però, abbiamo anche sottolineato come, su questa attività incomba un’insidia difficilmente contrastabile: il pericolo dello scavalcamento.
Sebbene sia un rischio gestibile, per molti l’idea che il lavoro svolto possa azzerarsi da un momento all'altro, risulta insopportabile. Oggi voglio suggerire un’alternativa.
Partendo dalla stessa situazione iniziale,
invece che come intermediari possiamo proporci come Assistant Buyer.
Cioè come una “Person on the Spot” che, risiedendo nel paese esportatore, possa tutelare gli interessi del compratore estero, assistendolo in tutti, o in alcuni, segmenti che compongono la sua attività di importatore.
Questa attività può svolgersi come individuo o come ufficio strutturato. Di solito inizia come attività individuale da chi è in possesso di Partita Iva e poi diventa più articolata, finendo per richiedere l’apertura di un ufficio e l’assunzione di collaboratori.
Ci sono diversi modi per definire questa attività: Assistant Buyer, Resident Buying Agent, Buying Office e anche altri ma non dobbiamo lasciarci intimidire da queste definizioni così altisonanti. L’attività, nei suoi aspetti operativi, è molto semplice da definire. Non voglio dire che sia facile svolgerla e portarla al successo ma, almeno, è semplice da capire in che cosa consiste. È presto detto:
l’importatore estero incarica un Assistant Buyer nel paese dal quale importa, o intende iniziare a importare, perché lo assista come sua persona di fiducia in tutte le operazioni necessarie al buon esito dei suoi acquisti.
Si tratta, in altre parole, di agire da coordinatori dell’attività dell’importatore.
Per quanti fossero interessati a entrare a far parte di un’associazione che ha per oggetto proprio l’attività di Buying Office, è possibile contattare l’ANIBO (Associazione Nazionale Italiana Buying Offices) cha ha sede a Firenze e che vanta una quindicina di associati, tutti uffici di grande esperienza e ottima reputazione.
Per entrare in maggiori dettagli riguardo alla natura della prestazione di Assistant Buyer, esaminiamo i due possibili scenari:
attività individuale
attività d’impresa.
1. ATTIVITÀ INDIVIDUALE
L’assistant buyer dovrà:
trovare i prodotti che l’importatore è interessato a comprare.
Questa attività, definita anche “scouting” o “sourcing”, è di grande importanza. In alcuni casi, si può considerare come l’attività principale che viene richiesta dall’importatore o può comunque essere la prima attività che dovremo svolgere all’inizio della collaborazione.
La ricerca di nuovi prodotti dovrà essere un’attività costante per l’Assistant Buyer, in modo da dimostrare al proprio cliente estero di essere presente sul mercato e sempre aggiornato su nuovi prodotti e tendenze.
Trovare fabbricanti in grado di fornire i prodotti richiesti dall’importatore.
Con l’aiuto di Internet è possibile trovare fabbricanti di ogni possibile categoria merceologica. Il compito dell’Assistant Buyer, però, non può limitarsi a trovare fornitori con un metodo che chiunque (compreso l’importatore) può utilizzare. Dovrà cercare i fornitori nelle fiere, nei distretti produttivi, nelle aree industriali delle grandi città. E dovrà poi visitare le fabbriche per approfondirne la conoscenza.
L’Assistant Buyer dovrà accertarsi che i fabbricanti che indica come possibili fornitori siano affidabili e che siano liberi da impegni o ostacoli che impediscano o rendano difficile la vendita nel paese dell'importatore.
Un altro compito che spetta all’Assistant Buyer consiste nel verificare le condizioni di pagamento che il fornitore richiede e in quale misura queste condizioni siano negoziabili.
Sarà anche indispensabile accertarsi che il fabbricante sia in grado di consegnare puntualmente i prodotti richiesti e che non sia già saturo di ordinativi.
Dovrà agire in perfetta trasparenza, informando il fabbricante che l’Assistant Buyer sta agendo per conto di un importatore estero, precisandone anche l’identità, il paese e il potenziale di acquisto.
Sconsiglio di fornire queste precisazioni quando il rapporto è ancora superficiale, come ad esempio quando visitiamo uno stand in una fiera e suggerisco di fornire maggiori dettagli soltanto quando il contatto accenna a diventare più promettente.
Questo è un punto della massima importanza perché il fabbricante deve essere convinto che abbiamo realmente ricevuto l’incarico di trovare nuovi fornitori da parte di un importatore. L’eventuale diffidenza che può capitarci d'incontrare è dovuta al fatto che si stanno verificando casi di individui che cercano prodotti (anche tramite marketplace internazionali) da sottoporre a una moltitudine di importatori, dai quali non hanno ricevuto alcun mandato, nel tentativo di trovarne uno interessato all’acquisto. Se questa attività, di per sé lecita, è svolta presentandosi come Assistant Buyer di un importatore, è decisamente scorretta.
Accompagnare l’importatore (o un suo incaricato estero) presso i fabbricanti.
Dovrà facilitare la trattativa rimuovendo eventuali criticità, suggerendo miglioramenti delle procedure e favorendo il raggiungimento di soluzioni di compromesso quando le diverse posizioni delle parti contraenti rischiano di far fallire la compravendita.
Dovrà materialmente scrivere gli ordinativi, lasciandone una copia al fabbricante, provvedendo, se necessario, alla loro traduzione.
Se necessario, dovrà anche agire da interprete tra il fabbricante e l’importatore. Non è richiesta una prestazione di livello professionale ma è comunque necessaria la capacità di tradurre con efficacia, chiarezza e precisione.
Monitorare l’andamento delle consegne e delle spedizioni.
L’Assistant Buyer dovrà essere sempre in grado d’informare l’importatore circa lo stato delle consegne della merce allo spedizioniere internazionale.
Dovrà anche sollecitare i fabbricanti in ritardo con le consegne. Questa è un’attività semplice nella sua esecuzione ma di grande importanza. L’importatore non si aspetta soltanto di ricevere la merce conforme al suo ordinativo ma anche di riceverla nei tempi richiesti. È necessario dedicare quotidianamente del tempo al monitoraggio degli ordinativi e delle loro date di consegna, procedendo, quando necessario al loro sollecito.
Dovrà anche essere sempre informato circa le date previste di partenza delle navi o dei voli, a seconda della modalità stabilita.
Questo richiede un costante contatto con gli spedizionieri incaricati del trasferimento delle merci. Molto raramente la scelta dello spedizioniere è affidata all’Assistant Buyer. In ogni caso, può tornare utile intrattenere buoni rapporti con uno spedizioniere internazionale. Un ottimo motivo è che uno spedizioniere di fiducia può intervenire in caso di necessità ed è comunque un qualificato conoscitore delle procedure doganali e assicurative e, all’occorrenza, un consigliere tecnicamente molto preparato.
Conoscere la lingua dell’importatore o, in alternativa, l’inglese.
Credo che su questo punto si sfondi una porta aperta con chiunque. È assolutamente ovvio che la comunicazione giochi un ruolo di primaria importanza in qualunque attività commerciale e ancora di più nell'attività di Assistant Buyer.
La conoscenza dell’inglese è molto diffusa. Meno diffusa è la convinzione che tale conoscenza non sia mai del tutto soddisfacente. Sono fermamente convinto che non ci dobbiamo mai accontentare del livello di competenza linguistica raggiunto. Il livello della nostra conoscenza dell’inglese è direttamente proporzionale alle nostre possibilità di successo nell’export.
Avere solide competenze in materia di spedizioni e modalità di pagamenti internazionali.
Questo è un punto fondamentale, a cui tengo moltissimo. Senza adeguate conoscenze in materia di spedizioni e pagamenti non è possibile intraprendere nessuna attività connessa con il commercio internazionale.
Conoscere le procedure della spedizione internazionale ci permette di controllare e valutare l’operato degli spedizionieri internazionali. Ma non solo questo. La conoscenza delle procedure della spedizione internazionale ci rende un partner prezioso agli occhi dell’importatore nostro cliente, capace di risolvere problemi e di prevenire criticità connesse con il trasporto, con la dogana e con i problemi derivanti dalla movimentazione fisica delle merci.
La conoscenza delle forme di pagamento internazionale ha un’importanza che nessuno può mettere in dubbio. Saper negoziare le modalità di pagamento con il fornitore italiano può essere motivo di grande soddisfazione per l'importatore estero e di apprezzamento per il nostro operato.
2. ATTIVITÀ D’IMPRESA
L’Assistant Buyer che deciderà di compiere il salto verso l’attività d’impresa, aprirà un Buying Office, che, oltre alle attività appena descritte, dovrà
essere in grado eseguire il controllo qualità sui prodotti pronti per la spedizione (se richiesto)
negoziare il prezzo di vendita tra venditore italiano e compratore estero
promuovere e gestire i rapporti con i fornitori
fornire assistenza amministrativa
controllare e registrare gli ordinativi.
Per il Buying Office c’è ancora un ulteriore salto possibile:
da Buying Office a sede operativa del cliente estero.
Poter agire, amministrativamente e giuridicamente, da sede operativa dell’importatore può essere un modo molto efficace per fidelizzare il cliente, offrendogli la possibilità di ampliare la sua rete commerciale senza sostenere i costi di gestione di un ufficio. Nei casi più strutturati, i dipendenti del Buying Office che si occupano di svolgere il lavoro dell’importatore, vengono iscritti al libro paga dell’importatore stesso e il Buying Office viene alleggerito di questo costo senza perdere il controllo dell’intera gestione dell’ufficio.
In questo modo, l'importatore nostro cliente avrebbe a disposizione personale italiano qualificato ed esperto del mercato e delle procedure italiane senza dover sopportare l’impegno della selezione e gestione del personale.
Differenze tra intermediario e Assistant Buyer
Abbiamo visto come la situazione di partenza delle due attività possa essere simile. Lo svolgimento dell’attività, invece, presenta delle differenze sostanziali. Eccone una sintesi schematica:
Quanto guadagna un Assistant Buyer?
Il guadagno che può realizzare un Assistant Buyer è, di solito, superiore a quello dell’intermediario. La differenza più rilevante consiste nel fatto che l’Assistant Buyer può offrire molti più servizi rispetto all’intermediario. Questo significa avere la possibilità di ottenere profitti più alti è decisamente maggiore.
La percentuale canonica si aggira attorno al 7% del fatturato ma, non di rado, può salire fino al 10%. Molto raramente supera tale percentuale. Per l’Assistant Buyer è prassi consolidata richiedere il rimborso delle spese sostenute per la ricerca di nuovi fornitori, per la partecipazione a fiere internazionali e per i viaggi che intraprende accompagnando l’importatore a visitare i fornitori e piazzare gli ordinativi.
Se t’interessa l’argomento e desideri parlarne con me, non esitare, scrivimi nei commenti o direttamente a:
Arrivederci al prossimo mercoledì e buon export a tutti!
Roberto Coppola