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🔴 Segmento VENDITA - La fattura proforma
Strumento potente e trascurato
Una fattura proforma per vendite all'estero è un documento che viene utilizzato per fornire al potenziale compratore estero un'indicazione del costo e delle condizioni di vendita di una merce o di un servizio, in assenza di una transazione commerciale effettiva.
In altre parole, si tratta di una fattura simulata che viene emessa prima dell'effettiva vendita, e che viene utilizzata come preventivo o come offerta commerciale.
Potremmo anche definire la fattura proforma come una “quotazione in forma di fattura”. La proforma infatti ha proprio l’aspetto di una fattura. È anche consigliabile che sia redatta utilizzando lo stesso formato della fattura di vendita export.
La fattura proforma non ha né rilevanza fiscale né contabile.
Praticamente equivale a un preventivo. Forse è proprio per questo che l’importanza di questo documento è oggetto di malintesi e sottovalutazioni.
Il malinteso più frequente consiste nel considerare la fattura proforma un documento sufficiente a soddisfare le disposizioni fiscali e doganali nelle vendite all’estero. In alcuni casi particolari è vero che la proforma può essere utilizzata in dogana ma soltanto in via provvisoria, in attesa che segua una fattura commerciale di vendita che perfezioni formalmente sia l’operazione doganale export sia gli aspetti fiscali della vendita.
L’aspetto più sorprendente, però, rimane la diffusa sottovalutazione dell’utilizzo che della fattura proforma possiamo fare.
Al di là dei suoi irrilevanti aspetti formali, la fattura proforma deve essere considerata un documento di grande importanza per le sue implicazioni commerciali e operative.
IMPLICAZIONI COMMERCIALI DELLA FATTURA PROFORMA
La fattura proforma entra in gioco nella fase preliminare della trattativa di compravendita internazionale, cioè nella fase più delicata del rapporto con il nostro potenziale cliente.
Immaginiamoci una situazione tipica: un potenziale cliente è interessato a un nostro prodotto e ci chiede informazioni sul prodotto stesso e sulle nostre condizioni di vendita.
In risposta alla richiesta di informazioni, decidiamo di inviare una nostra fattura proforma che contenga tutte le informazioni richieste e, anche se non richieste, le informazioni che vogliamo trasmettere e che potrebbero favorire la conclusione della vendita.
È proprio qui che dobbiamo intervenire attivamente e fare tutto il possibile per portare a buon fine la trattativa.
Purtroppo, invece, molto spesso vediamo come gli esportatori procedano all’invio di una fattura proforma con freddezza, come se si trattasse di svolgere un compito burocratico di nessuna importanza.
Quello che dobbiamo fare, invece, è sfruttare l’opportunità e agire come se ci trovassimo di fronte a un potenziale cliente al quale dobbiamo avanzare una nostra articolata proposta di vendita. In sintesi, dobbiamo:
Indicare il logo e l’anagrafica del venditore (esattamente come se fosse una fattura di vendita)
Anche se non obbligatorio, numerare e datare la proforma
Includere tutte le informazioni tecniche relative all’articolo in oggetto
Indicare il codice doganale identificativo del prodotto
Includere eventuali articoli analoghi che hanno piccole varianti e prezzi diversi
Indicare il peso netto dei prodotti e il peso lordo dell’imballaggio export più opportuno (cartone, cassa, gabbia, pallet)
Indicare le misure e il volume dell’imballaggio export
Precisare l’eventuale sconto
Includere nella proforma informazioni relative ai termini di resa della merce (Incoterms®)
Includere le condizioni di pagamento
Se richiediamo un pagamento con Lettera di Credito, precisiamo che debba essere “Irrevocabile” (anche se ormai superfluo), “Confermata da primaria banca italiana” e “Pagabile a vista”
Anche se non obbligatorio, è assolutamente consigliabile indicare la data di validità della proforma. Cioè la data oltre la quale i prezzi e le condizioni potrebbero subire variazioni.
In sintesi:
La fattura proforma deve contenere tutte le informazioni che sarebbero presenti in una fattura commerciale di vendita, ad eccezione del fatto che non costituisce un impegno giuridicamente vincolante né per il compratore né per il venditore.
ATTENZIONE
Il contenuto della nostra fattura proforma, anche se non vincolante giuridicamente, ci impegna commercialmente, al pari di un’offerta scritta redatta in qualunque altra forma.
Quanto indichiamo in una fattura proforma costituisce un impegno commerciale che ci assumiamo unilateralmente e il mancato rispetto del suo contenuto comporterebbe un grave danno alla nostra reputazione e credibilità imprenditoriale.
La fattura proforma non ha requisiti formali rigidi e quindi può avere l’aspetto che preferiamo. Ad ogni buon conto, come ho già detto, consiglio di utilizzare lo stesso formato della fattura di vendita e di redigere la proforma in modo da farla “somigliare” il più possibile a una fattura di vendita.
È bene fare una precisazione. La necessità di inviare una fattura proforma non è limitata ai contatti con nuovi potenziali clienti. Per i motivi che elenco più avanti, anche un nostro cliente abituale può richiederci l’emissione di una proforma. Naturalmente, in questo caso, non sarà necessario fornire le stesse informazioni che daremmo a un potenziale cliente. È comunque consigliabile dare al cliente informazioni su eventuali aggiornamenti, modifiche, promozioni e ogni altra nuova informazione che riguardi i nostri prodotti.
IMPLICAZIONI OPERATIVE DELLA FATTURA PROFORMA
La fattura proforma, oltre alle sue implicazioni commerciali, ha anche delle rilevanti implicazioni pratiche, sia per l’esportatore che per l’importatore. Ecco di cosa si tratta:
Per l’esportatore
Abbiamo visto in dettaglio, come la fattura proforma possa essere utilizzata per fornire informazioni tecniche, finanziarie e commerciali. Abbiamo anche visto come una fattura proforma possa darci l’opportunità di stabilire un canale di comunicazione e come questo possa trasformare un contatto occasionale in un nostro nuovo cliente abituale.
Anche se è sempre consigliabile stipulare un contratto di compravendita internazionale, in alcuni casi (particolarmente fortunati) l’invio di una fattura proforma al nostro potenziale cliente può essere sufficiente a convincerlo ad aprire una Lettera di Credito a nostro favore.
Per l'importatore
Per l’importatore, la fattura proforma, oltre a fornire le informazioni richieste, può essere uno strumento tecnico indispensabile per procedere con l’acquisto della merce di suo interesse. In dettaglio, la fattura proforma
può essere utilizzata per richiedere una licenza d’importazione (ove richiesta)
può essere presentata in banca per ottenere l’emissione di una Lettera di Credito a favore dell’esportatore
può essere utilizzata per ottenere un finanziamento necessario per procedere all’acquisto della merce
può essere utile per calcolare l’importo del dazio d’importazione relativo ai prodotti elencati.
Anche se la fattura proforma soddisfa, già da sola, tutte le richieste formulate dal potenziale cliente, dobbiamo sempre inviarla accompagnata da altro materiale illustrativo che faciliti non solo la conclusione della singola vendita ma che favorisca anche la vendita di altri nostri prodotti.
A questo proposito, raccomando sempre di aggiungere un company profile, manuali d’uso, brevi video illustrativi, link a pagine Web di approfondimento e altro materiale che contribuisca a dimostrare il nostro impegno professionale e la nostra volontà di stabilire un rapporto commerciale duraturo e di reciproca soddisfazione.
ATTENZIONE
Deve essere chiaro che il focus della comunicazione è sulla nostra fattura proforma. Tutto il materiale aggiunto non deve essere eccessivo e non deve intasare la casella di posta del destinatario, sovraccaricandolo di informazioni che finirebbero per distrarlo dai punti più importanti.
Alcuni importatori potrebbero ritenere la nostra risposta alla sua semplice richiesta di informazioni, come eccessivamente aggressiva. Per evitare questo rischio, consiglio di scrivere un’email di accompagnamento nella quale precisiamo che alleghiamo del materiale illustrativo e una nostra fattura proforma con lo scopo di fornire, con maggior chiarezza, gli stessi dati che figurerebbero in una fattura di vendita, nel caso i nostri prodotti incontrassero i favori dell'importatore.
Abbiamo visto che la fattura proforma è la nostra prima risposta alla richiesta di informazioni. Ciò non significa che debba rimanere l’unica. Il nostro potenziale cliente può chiederci ulteriori informazioni e può anche chiederci migliori (per lui) termini e condizioni di pagamento. Ogni nostra ulteriore offerta dovrà sempre essere accompagnata da una nuova proforma che ne confermi con precisione le modifiche apportate.
Una domanda che mi sento rivolgere spesso è:
“ma, più semplicemente, non posso inviare un’offerta commerciale o una quotazione invece di una fattura proforma?”
La risposta è semplice: sì, certamente è possibile, ma lo sconsiglio fermamente. Questi sono i motivi a favore della fattura proforma:
le informazioni da fornire sono molte e senza rispettare uno schema preciso rischiamo di ometterne qualcuna. La fattura proforma, invece, redatta nello stesso formato della fattura di vendita export, ci dà uno schema preciso dei dati da indicare. Un’informazione mancante risulterebbe immediatamente evidente.
La fattura proforma è più leggibile per il nostro interlocutore. L’aspetto di una fattura, sia proforma che di vendita, è sempre facilmente leggibile da chiunque anche nei casi di moduli molto “fantasiosi”.
Nel caso di pagamento con Lettera di Credito avremo già disponibile la fattura (quasi) pronta e non rischieremo di commettere pericolosi errori.
La fattura proforma, dall’aspetto così dimesso e insignificante, può diventare un potente strumento di promozione commerciale se sfruttato in tutto il suo potenziale da un manager accorto.
Mi piace sottolineare come le semplici nozioni, con cui la manualistica corrente ci sommerge, siano ben lontane dal fornirci competenze utili e spendibili “praticamente” nella nostra attività quotidiana di Fare Export.
La fattura proforma è soltanto un esempio di come questo approccio pratico possa dare maggiore efficacia a tutti gli strumenti della nostra cassetta degli attrezzi, anche a quelli apparentemente più comuni.
Lo scopo di questa newsletter è proprio quello di
tradurre le nozioni in strumenti operativi utili a raggiungere gli obiettivi commerciali che ci siamo posti.
Buona lettura e buon Export a tutti!
Roberto
Le Guide dell'Export: sintesi chiare e semplici dei principali argomenti del fare export. Il loro taglio pratico ne favorisce un'immediata comprensione e un rapido apprendimento.
