Oggi parliamo di un tema piuttosto trascurato ma molto importante per chi si occupa di commercio internazionale: la Lettera di Istruzioni allo spedizioniere.
Ma in che cosa consiste questo documento? In poche parole, si tratta di
un documento con il quale l'esportatore fornisce tutte le indicazioni necessarie allo spedizioniere per gestire al meglio la spedizione.
Anche se non è obbligatorio per legge, è altamente consigliato preparare un modello da utilizzare per ogni spedizione. Perché? Beh, perché è utile sia per proteggere l'esportatore in caso di problemi, sia per garantire che lo spedizioniere abbia tutti i dettagli necessari per compilare correttamente i documenti.
Ora, potremmo chiederci: "Ma possiamo dare queste istruzioni anche verbalmente?" Certo, possiamo farlo. Però io consiglio di metterle per iscritto. Questo perché, specialmente in casi di pagamento tramite Lettera di Credito, è fondamentale che lo spedizioniere segua le istruzioni in modo preciso. Un errore potrebbe compromettere il buon esito del pagamento, e questo, naturalmente, è assolutamente da evitare.
Se dovessero sorgere delle controversie, avere tutto nero su bianco proteggerebbe sia noi esportatori che lo spedizioniere. Oltre a questo, la lettera scritta aiuta lo spedizioniere a lavorare con maggiore precisione, senza esitazioni. E non dobbiamo dimenticare di includere una copia della Lettera di Credito insieme alla Lettera di Istruzioni!
A questo punto, una domanda che sorge spesso è: "E se non ho abbastanza esperienza per compilare tutti i dettagli richiesti nella Lettera di Credito?" Non preoccuparti, se ti trovi in questa situazione, puoi semplicemente aggiungere alla lettera di istruzioni la dicitura
“vogliate attenervi scrupolosamente alle indicazioni della Lettera di Credito allegata in copia”.
Questo eviterà errori e assicurerà che tutto sia fatto correttamente.
Ma cosa dovrebbe includere esattamente questa Lettera di Istruzioni? Vediamo insieme i punti principali:
Prima di tutto, una dicitura ben visibile che indichi "Lettera di Istruzioni".
Le coordinate dell’esportatore, dello spedizioniere e del destinatario della merce.
Il termine di resa Incoterms, il luogo di consegna, il luogo di partenza effettiva, e le date sia per il ritiro presso il magazzino dell’esportatore.
Modalità e mezzo di trasporto, come il nome della nave o il numero del volo.
Non dimenticare mai di richiedere la copertura assicurativa, se intendiamo richiederla, perché lo spedizioniere non è tenuto a provvedervi se non esplicitamente richiesto dall’esportatore.
I dettagli sul costo della spedizione, i termini di pagamento e il valore della merce, sia per fini assicurativi che doganali.
La descrizione della merce e la sua voce doganale.
Indicazioni sulla movimentazione dei colli e avvertenze speciali (ad esempio se la merce è fragile o pericolosa).
Infine, eventuali vincoli alla consegna della merce, come il pagamento C.O.D. o C.A.D.
Non dimentichiamo poi di fornire allo spedizioniere eventuali documenti allegati, come la Fattura export, la Packing list, e tutti gli altri documenti emessi da noi e richiesti dalla Lettera di Credito.
Ricorda: la precisione è tutto quando si parla di spedizioni internazionali. Quindi, meglio avere tutto chiaro e scritto, per evitare qualsiasi problema lungo la strada.
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