🔴 Per un uso professionale della fattura proforma

PODCAST

Oggi voglio parlare di un documento che, a prima vista, potrebbe sembrare molto semplice e quasi umile: la fattura proforma. Non fatevi ingannare dal suo aspetto poco elaborato. Questo strumento, se usato correttamente, può fare una grande differenza nelle nostre trattative internazionali.

In molti casi, una proforma ben preparata può portare alla conclusione di una vendita senza che sia necessario stipulare un vero e proprio contratto di compravendita internazionale.

Sì, avete capito bene: questo piccolo documento ha il potenziale per essere un elemento chiave, incisivo, che chiarisce i termini dell’accordo e ispira fiducia nel nostro potenziale cliente estero.

Ma come sfruttare al massimo questa risorsa? E quali dettagli non possono assolutamente mancare? Ne parliamo tra un attimo.

Ma perché la fattura proforma è così potente?

Innanzitutto, la fattura proforma è molto più di un semplice preventivo. È una dichiarazione d’intenti, un primo passo che getta le basi per la trattativa e la conclusione della vendita. Questo documento aiuta le parti a capirsi, a negoziare i termini e stabilire una relazione di fiducia.

Avete mai ricevuto una richiesta di un preventivo da un cliente estero? Bene, spesso è proprio così che inizia una trattativa internazionale. Una volta stabilito che l’interesse è reale, il passo successivo è preparare una fattura proforma: sappiamo che è un documento del tutto simile a una fattura commerciale, ma che ancora non costituisce una vendita definitiva.

Questo strumento è prezioso soprattutto perché aiuta a chiarire i dettagli dell’operazione e avvia la negoziazione tra le parti. Ma cosa contiene, cosa deve contenere una fattura proforma?

La fattura proforma non è solo un elenco di prezzi; è molto di più. Per essere completa e utile, deve includere:

• Dati di contatto di venditore e acquirente.

• Periodo di validità dell’offerta.

• Prezzo e valuta dell’offerta.

• Metodo di pagamento.

• Descrizione dettagliata del prodotto, comprese dimensioni, peso e tipo d’imballo utilizzato per la spedizione.

• Tempi di approntamento e il luogo di consegna.

• Termini di consegna, indicati con gli Incoterms. Cioè quelle clausole che stabiliscono la ripartizione dei costi e dei rischi tra venditore e compratore.

A volte, il compratore potrebbe richiedere la fattura proforma per scopi specifici, come ottenere una licenza d’importazione, aprire una lettera di credito o calcolare con precisione quale dazio dovrà pagare per importare la vostra merce.

Attenzione ai dettagli. Uno dei dettagli fondamentali, ad esempio, è indicare chiaramente che il documento è una fattura proforma "Proforma Invoice". Questo evita malintesi e chiarisce che i termini di vendita sono da noi proposti ma che possono essere oggetto di successiva negoziazione.

Non dimenticate poi di includere eventuali costi accessori, come:

• Documenti particolari richiesti per lo sdoganamento.

• Ispezioni o certificazioni pre-spedizione.

• Imballi o etichettature speciali.

Un'altra buona pratica è aggiungere dichiarazioni che potrebbero essere rilevanti, come ad esempio:

• La conferma che il documento è accurato e corretto.

• L’indicazione dell’origine dei prodotti.

• Eventuali avvisi su documenti o standard richiesti per lo sdoganamento a destino.

Il successo di una transazione internazionale dipende in gran parte dalla comunicazione. Quindi, parlate con il vostro cliente estero fin dall’inizio per capire se ci sono documenti specifici o adempimenti normativi da rispettare. Questo vi aiuterà a evitare ritardi e problemi che potrebbero essere molto costosi.

Una volta che la proforma è inviata, diventerà la base per la fattura di vendita, che è la fattura definitiva ed è anche uno dei documenti più importanti per la formalizzazione della vendita, per lo sdoganamento e per il pagamento del dazio d’importazione a destinazione.

In conclusione, preparare una fattura proforma ben fatta non solo facilita la negoziazione con il cliente, ma pone anche le basi per una transazione chiara e soddisfacente per entrambe le parti.

. . .

Grazie per aver ascoltato Fare Export! il podcast per chi l’export vuole farlo davvero.

Continuate a seguirci per altri consigli pratici sull’export e il commercio internazionale. Buon export a tutti e alla prossima…